Geplaatst op: 07-11-2016

Samen Onderweg zijn

Verkort beleidsplan Stichting Bedevaarten Westland 2016 - 2020

Vooraf
De activiteiten van de Stichting Bedevaarten Westland, afgekort SBW, zijn er op gericht om met instemming van het Pastoraal team Westland van de parochiefederatie Sint Franciscus 'tussen duin en tuin' bedevaarten te organiseren. Evenals, in het werkgebied van de parochiefederatie, informatie geven over bedevaarten en pelgrimeren en andere praktische hulp aan mensen die aan een bedevaart deelnemen of dit overwegen. De stichting is op 18 augustus 2010 voor onbepaalde tijd opgericht, dient het algemeen belang en kent geen winstoogmerk. Ingeval van een eventuele ontbinding en vereffening van de stichting komt een eventueel batig saldo ten goede aan een doel dat in overeenstemming is met het doel van de stichting.

SBW organiseert bedevaartreizen naar bedevaartplaatsen zowel in Nederland als daarbuiten en verzorgt daarvoor, met de inzet van contactpersonen in de afzonderlijke parochies, informatiebijeenkomsten binnen de parochiefederatie. Daarnaast stelt SBW jaarlijks een bedevaartkalender op, ontwikkelt en verspreidt informatie en foldermateriaal, onderhoudt een website en brengt elke twee maanden een digitale nieuwsbrief uit.

Naast het organiseren van bedevaarten en het geven van informatie biedt SBW aan pelgrims o.a. praktische ondersteuning in de vorm van administratieve ondersteuning bij inschrijving en het begeleiden van pelgrims die aangewezen zijn op enige vorm van zorg tijdens een bedevaart.
Zowel het organiseren van de bedevaarten als de informatievoorziening als de praktische ondersteuning aan pelgrims die aan een bedevaart deelnemen of overwegen dit te gaan doen ligt in handen van bekwame en gemotiveerde vrijwilligers die daarvoor geen financiële beloning voor ontvangen.

Zowel bestuurders als de contactpersonen in de parochies als zorgvrijwilligers ontvangen voor hun werkzaamheden geen financiële beloning. Je inzetten voor het werk van SBW geschiedt geheel op vrijwillige basis. De inkomsten van SBW uit donaties, giften en bijdragen uit goede doelen fondsen komen in z'n geheel ten goede aan pelgrims die aan een bedevaart deelnemen of overwegen dit te gaan doen.

Strategie
SBW wil zich ook in de periode 2016 -2020 blijven inspannen om een organisatie te zijn die gedragen wordt door vrijwilligers en de Westlandse geloofsgemeenschappen, om bedevaarten mogelijk te maken en te verzorgen en zo bijdragen aan de instandhouding en opbouw van een gezonde geloofsgemeenschap(pen) in het Westland. Tegelijkertijd bijdragend aan de persoonlijke/individuele geloofsbeleving/groei van pelgrims die daarnaar op zoek zijn.

Hiervoor onderzoekt SBW of de werkzaamheden die samenhangen met het secretariaat en of financiële administratie onder verantwoordelijkheid van het de huidige bestuursleden op een andere wijze dan nu kunnen dan wel moeten worden belegd. Om in de toekomst verantwoord en veilig op bedevaart te kunnen blijven gaan is het noodzakelijk dat de vacatures in het netwerk van CP worden vervuld. Hiervoor doet SBW een beroep op de medewerking en betrokkenheid van de parochiebesturen van de parochiefederatie.

Binnen de huidige organisatie structuur zal plaats worden gemaakt voor werkveldcommissies/ bestemmingscommissies en of bijzondere projecten. Een plek voor doeners die een rechtstreeks lijntje hebben naar een of meerdere leden van het bestuur.

Beleid
Jaarlijks stelt SBW, veelal in samenwerking met andere groepen die bedevaarten verzorgen, een bedevaartkalender op en publiceert deze op haar website. De website van SBW, de regelmatige bijeenkomsten met de contactpersonen en kanselboodschappen spelen een belangrijke rol bij het verwezenlijken van de doelstelling van SBW. De website van SBW biedt een permanent en actueel activiteitenverslag van SBW. Zowel jaarlijks terugkerende bedevaarten als nieuwe initiatieven worden in steeds belangrijkere mate langs digitale weg onder de aandacht van pelgrims en vrijwilligers gebracht. Maar ook zijn op de website uitgebreide verslagen te vinden van recente en in het verleden gehouden bedevaarten. SBW spant zich in om tijdens een bedevaart of onmiddellijk na een bedevaart het thuisfront via de website te informeren over de belevenissen en ervaringen tijdens een bedevaart.

Het tot verwezenlijking van het doel van de stichting bestemde vermogen wordt gevormd door: giften en donaties; subsidies en sponsorbijdragen; hetgeen verkregen wordt door erfinstellingen of legaten; hetgeen verkregen wordt uit door de stichting uitgeoefende activiteiten; hetgeen op andere wijze verkregen wordt.

Het bestuur van SBW bestaat uit 5 natuurlijke personen. Het bestuur heeft uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester gekozen. In 2012 is de functie van voorzitter vacant gekomen. het bestuur is naarstig op zoek aan een geschikte kandidaat. SBW heeft ervoor gekozen om binnen het bestuur niet te werken met dubbelfuncties. Wel heeft bestuur ervoor gekozen om, gezien haar doelstelling, een lid van het Pastoraal team Westland in de functie van geestelijk adviseur aan het bestuur toe te voegen. De bestuurders van SBW zijn gezamenlijk bevoegd. Het bestuur vergadert gebruikelijk vier tot vijfmaal per jaar.

SBW gaat ervan uit dat pelgrims hun eigen deelnemersbijdrage betalen. In een aantal gevallen kan het zijn dat pelgrims niet bij machte hieraan te voldoen. SBW rekent het, mede gezien haar doelstelling tot haar taak, die pelgrims ook de kans te bieden om mee op bedevaart te gaan. In dat geval zet SBW zich via fondswerving in om deelname voor die pelgrims toch mogelijk te maken. Belangrijke partners zijn daarbij de Parochiële Caritasinstellingen (PCI's) en goede doelen fondsen. Financiële ondersteuning van minderdraagkrachtige pelgrims gaat altijd gepaard met raadpleging van externen, bijv. een Pastor, Huisarts, Zorgverlener of familielid.

Beheer
Het bestuur sluit per de laatste dag van elk kalenderjaar de boeken van de stichting af en maakt daaruit zo spoedig mogelijk, een balans en een staat van baten en lasten op over het verstreken boekjaar. Deze stukken worden door het bestuur in een vergadering, te houden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, vastgesteld en ten blijke daarvan door bestuurders ondertekend. Een verkorte staat van baten en lasten wordt op de website geplaatst.

De activiteiten van SBW vinden doorgaans plaats op projectbasis. In de daaraan ten grondslag liggende projectbegroting waarin inkomsten en uitgaven evenals te werven financiële middelen tot uitdrukking komen.

Bestuurders van SBW genieten geen bezoldiging. Kosten die bestuurders in de uitoefening van hun functie maken, kunnen na overleg met de penningmeester door de stichting worden vergoed. De administratieve organisatie van de stichting is gebaseerd op (project) begroting (en), een bankboek, en de balans- en resultaten rekening.